個人店を経営していると、意外と負担になるのが電話での予約対応です。
「施術中に電話が鳴る」
「接客中で電話に出られない」
「営業時間外にも予約を受け付けたい」
「予約日時を聞き間違えてしまった」
最初は電話だけでも十分だったものの、お客さんが増えてくると予約管理だけで時間を取られることがあります。
そんなときに検討したいのがネット予約への切り替えです。
ネット予約を導入すれば、お客さん自身に空いている日時を選んでもらえるため、電話対応の負担を減らすことができます。
この記事では、電話予約をやめたい個人店向けに、ネット予約へ切り替える方法やメリット、導入時の注意点を紹介します。
電話予約は意外と時間を取られる
電話予約は、お客さんと直接話せるのがメリットです。
しかし、一人または少人数で営業している店舗の場合、電話に出るために現在の仕事を中断しなければならないことがあります。
例えば、
「○日の15時は空いていますか？」
「その時間は埋まっています」
「では16時は？」
といったやり取りです。
予約自体は数分で終わったとしても、そのたびに作業を中断することになります。
美容室やサロン、整体院などであれば、施術中に電話が鳴ることもあるでしょう。
飲食店でも、仕込みや接客をしながら電話予約に対応するのは大変です。
予約件数が少ないうちは問題にならなくても、予約が増えるほど電話対応の負担も増えていきます。
電話に出られないと予約を逃す可能性も
個人店の場合、
「電話に出たいけれど出られない」
という場面もあります。
接客中や施術中なら、お客さんを待たせて電話に出るわけにもいきません。
後から折り返そうと思っても、その間に別のお店を予約されてしまう可能性があります。
また、お客さん側から見ても、
「営業時間中に電話しないといけない」
「仕事中なので電話できない」
というのは不便です。
ネット予約なら、通勤中や休憩時間、夜間など、お客さんが予約したいタイミングで手続きできるようになります。
ネット予約なら24時間予約を受け付けられる
ネット予約の大きなメリットが、営業時間外でも予約を受け付けられることです。
もちろん、お店側が24時間対応するわけではありません。
予約システム上で空いている日時を設定しておけば、お客さん自身に希望日時を選んでもらえます。
例えばお店が18時に閉店しても、
「22時に翌週の予約をする」
といったことが可能になります。
朝起きたときには予約が入っている、という状態を作れるわけです。
これは電話予約にはない大きなメリットでしょう。
電話予約を完全になくす必要はない
ネット予約を導入するからといって、いきなり電話予約を完全廃止する必要はありません。
むしろ最初は、
電話予約＋ネット予約
の両方を用意しておく方法があります。
これまで電話で予約していた常連客の中には、ネット予約に慣れていない人もいるかもしれません。
そのため、
「今後はネットからも予約できます」
という形で徐々に移行するとスムーズです。
店内のPOPやホームページ、SNSなどでネット予約ができることを案内しておけば、少しずつネット経由の予約を増やしていけます。
LINEやDMで予約を受ければいい？
電話の代わりにLINEやInstagramなどのDMで予約を受け付ける方法もあります。
個人店では導入しやすい方法です。
しかし予約件数が増えてくると、
「この人には返信したっけ？」
「希望日時はいつだった？」
「予約変更の連絡はどこに来ていた？」
と管理が複雑になることがあります。
電話より便利になったはずなのに、今度はメッセージを探す作業が増えてしまうこともあります。
予約件数が少ないうちはLINEやDMでも十分ですが、管理が大変になってきたら予約システムを検討するタイミングでしょう。
ネット予約システムを使う方法もある
ネット予約を本格的に導入するなら、予約システムを利用する方法があります。
予約システムでは一般的に、
予約ページを用意する
↓
予約可能な日時を設定する
↓
お客さんが予約ページを開く
↓
空いている日時を選択する
↓
予約を受け付ける
という流れになります。
電話で一件ずつ日時を確認する必要がなくなるため、予約受付にかかる手間を減らせます。
個人店ならEDISONE予約も選択肢
ネット予約システムの一つにEDISONE（エジソン）予約があります。
EDISONEはクラウド型の予約システムで、店舗やサービスの予約受付・管理に利用できます。
美容サロンだけでなく、飲食店、スクール、イベントなど、さまざまな業種を想定した予約タイプが用意されているのが特徴です。
「電話予約を減らしたいけれど、自分で予約サイトを一から作るのは難しい」
という個人店にとって、こうした予約システムは選択肢の一つになります。
【ここにEDISONEのアフィリエイトリンク】
無料から試してから判断する
予約システムを導入するときに気になるのが料金です。
特に個人店の場合、
「予約がどれくらい増えるか分からないのに、いきなり固定費を増やしたくない」
という人も多いでしょう。
EDISONEには無料で利用できるプランが用意されているため、まず実際に触ってみて、自分のお店に合うか確認する方法があります。
必要な機能や利用条件はプランによって異なるため、申し込む前に最新のプラン内容を確認してください。
最初から高機能なプランを契約するのではなく、まず予約システムそのものが自分の営業スタイルに合うか試すのも一つの方法です。
【ここにEDISONE無料利用へのアフィリエイトリンク】
ネット予約に切り替える前に決めておきたいこと
ネット予約を始める前に、予約ルールを整理しておくとスムーズです。
例えば、
何日前から予約できるのか
当日予約を受け付けるのか
キャンセルはいつまで可能なのか
一つの予約に何分必要なのか
営業時間の前後に余裕を持たせるのか
などです。
電話ならその場で調整できますが、ネット予約ではあらかじめルールを設定することになります。
普段電話でどのようなやり取りをしているのか、一度書き出してみると必要な設定が分かりやすくなります。
ダブルブッキングには注意
電話予約とネット予約を併用する場合に気をつけたいのが予約の重複です。
電話で予約を受けたのにネット側の予約枠を変更していなければ、同じ時間に別のお客さんから予約が入ってしまう可能性があります。
ネット予約を導入したら、
「どこで予約を一元管理するのか」
を決めておくことが大切です。
特に導入直後は電話予約も残すことが多いため、予約を受けたらすぐスケジュールへ反映する習慣をつけておきましょう。
ネット予約ページは分かりやすい場所に置く
ネット予約を導入しても、お客さんが予約ページを見つけられなければ利用してもらえません。
ホームページがあるなら、
「ネット予約はこちら」
と分かりやすいボタンを設置します。
SNSを使っているなら、プロフィールなどから予約ページへ移動できるようにする方法もあります。
店舗内にもQRコードなどで案内しておけば、来店したお客さんに次回からネット予約を使ってもらいやすくなります。
「ネット予約を導入したこと」だけで終わらず、予約ページまで迷わずたどり着ける導線を作ることが重要です。
電話予約からネット予約へ少しずつ移行しよう
電話予約には、お客さんと直接話せるメリットがあります。
一方で、個人店では電話に出るたびに仕事が中断されるという問題もあります。
特に、
接客中に電話が鳴る
営業時間外の予約を取りこぼす
予約日時の調整に時間がかかる
LINEやDMの管理も大変になってきた
という状態なら、ネット予約を検討してもいいでしょう。
いきなり電話受付を廃止する必要はありません。
最初は電話とネットを併用して、ネット予約を利用するお客さんが増えてから受付方法を見直すこともできます。
EDISONEのように無料から試せる予約システムもあるので、まず実際に予約ページを作ってみて、現在の営業スタイルに合うか確認してみるのも方法の一つです。
コメント